Conformar el acta de reunión de alguna instancia organizativa de la comunidad, ya sea una asamblea o un consejo es muy importante.
Muchas veces una comunidad se ve envuelta en la duda sobre cómo redactar el acta de las reuniones que realizan tanto en asambleas como en comités. Por eso conversamos con la abogada y socia de COENOR, Anita María Alcamán, para saber cómo escribirlas y asesorarnos con una experta en la materia, para conocer cómo hacer que las actas tengan también una validez legal.
La importancia del acta de reunión
Respecto a la interrogante acerca de si existe o no diferencia en redactar un acta de reunión para asamblea o comités, Ana María Alcamán señaló a Mi Conserje que:
“No hay mayores diferencias, ambas deben cumplir con las formalidades del quorum para constituirse y para adoptar acuerdos, además de dejar constatado todo lo sucedido en la reunión. Se recomienda grabar las reuniones o asambleas para después transcribir de forma clara todos los puntos de importancia de la asamblea, ordinaria o extraordinaria, o de reunión de comité pues siempre implican toma decisiones y por ende, debe dejarse constancia de dichos acuerdos de copropietarios o de comité cuando actúan dentro de la esfera de sus atribuciones”.
Acta de reunión: requisitos
Para elaborar una correcta acta de reunión es necesario cumplir los siguientes puntos
• Expresar si la reunión es ordinaria o extraordinaria; o de comité. La existencia de este punto es primordial.
• Señalar día y hora de la convocatoria. En caso de asamblea de copropietarios debe incluir primer y segundo llamado, la hora en cada caso, especificando si se constituye la asamblea en primero o segundo llamado, haciendo presente que se cumple con las formalidades legales para constituir la asamblea (quorum).Al tratarse del comité de administración, para la validez de sus reuniones será necesaria una asistencia de la mayoría de sus miembros. Los miembros del comité deberán concurrir personalmente a dichas reuniones, sin poder ser representado por otras personas conforme al Art. 24 del Reglamento de la Ley.
• La forma en que se hizo la convocatoria.
• Nombres de los asistentes (expresando si son propietarios o delegados con poder, asesores, etc.); nombres de los miembros del comité de administración y sus respectivos cargos.
• El porcentaje de coeficiente que representan los propietarios o sus delegados asistentes en caso de que se trate de asamblea de copropietarios; señalando el porcentaje total de asistentes.
• Un breve relato de los asuntos, sus discusiones y propuestas planteadas y sometidas a votación.
• La votación emitida para cada punto de la tabla.
Acta de reunión: Las Firmas
Firman las actas de Asamblea de copropietarios con los respectivos acuerdos adoptados el comité de administración conforme lo dispone el art. 20 inc. 5° de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria.
En el caso de las actas del comité de administración, específicamente para adoptar los acuerdos, estos deben ser aprobados por la mitad más uno de los asistentes. Quienes tendrán que firmar dicha acta serán la mayoría de los asistentes.
La importancia de la realización de un acta de reunión, la abogada de COENOR, comentó a Mi Conserje que corresponde “a una manera de mantener un registro y un orden respecto de todas las decisiones adoptadas por la comunidad, ya sea que estas provengan de la asamblea de copropietarios o del comité en uso de sus facultades, las que se supone han dado cumplimiento de todas las formalidades legales exigidas para la toma de decisiones dentro de una comunidad, pudiendo de este modo exigir su cumplimiento de manera obligatoria”.
Respecto a los responsables de la redacción de las actas y del archivo, Anita María Alcamán señala que “el administrador es quien deberá llevar un libro de actas de asamblea de copropietarios y quien las redactará y enviará a reducir a escritura pública en caso que proceda. Las actas deberán ser firmadas por todos los miembros del comité de administración o por lo copropietarios que la asamblea designe y quedarán bajo custodia del Presidente del Comité de Administración (art.20 inc.5)”. En el caso de actas de comité de administración generalmente las redacta el secretario o presidente, ya que no siempre en estas reuniones está presente la administración.
Además, la abogada de COENOR aconseja “poner especial énfasis a que quede constatado el cumplimiento de las formalidades establecidas tanto en el Reglamento de Copropiedad, La Ley 19.537 y su reglamento en los casos que así proceda”.
